名刺管理について

皆さんは、名刺管理をどのようにされているでしょうか? 特に外回りの営業をされている方や、外部の人と会う事が多い方は、名刺交換の機会も多いので、いただいた名刺が気付いた時には、未整理のまま名刺箱に・・・。 なんて事もあるのではないでしょうか? 仕事でいただいた名刺は「整理」し、それを「管理」する事によって、必要な時に必要な情報を引き出し、ビジネスに「活用」する事ができます。いただいた名刺をビジネスで「活用」するには、まず「整理」をする事から始めてみましょう。

それでは「整理」をするには何をしたらよいのでしょうか? それは“分類”です。いただいた名刺をどのように分類するかは、仕事内容にもよるでしょうが、次の5つが代表的なものではないでしょうか?

1.会社名を50音訓順で分類する。(株式会社や有限会社は省く)
2.氏名を50音訓順で分類する。
3.いただいた日付順で分類する。
4.職業・職種で分類する。
5.住所、所在地で分類する。

分類ができれば、これで「整理」が終わりではありません。あと1つ重要な事が残っています。分類した名刺の中に不要な名刺がでてきたと思います。これを処分して「整理」が出来た事になります。必要か不要かの判断に迷う場合は処分せずおいておきましょう。 次に、この「整理」した名刺を何で「管理」するかを考えてみたいと思います。

名刺整理帳(名刺ファイル・名刺フォルダー)

名刺整理帳は持ち運びがしやすく一覧できるので便利ですが、大量の名刺の整理には少し手間がかかります。また、台紙を増やせるタイプでないと、せっかく分類しても、後からいただいた名刺をあいだに差し込めなければ意味がありません。なかには全ての台紙を取り出さないと台紙を増やせないタイプもありますので、できれば任意の場所から取り外しのできるタイプの方が便利です。

名刺整理箱

名刺整理箱は大量の名刺が整理でき、名刺の差し替えが簡単ですが、一覧性に欠け持ち運びには向きません。

回転式名刺ホルダー

当回転式名刺ホルダーはデザイン性と名刺の見つけ易さにおいては良いのですが、場所をとるのが難点です。いつもデスクの上がスッキリしているのなら良いのですが・・・。

名刺管理ソフト

名刺管理ソフトはOCR機能があればスキャンした名刺を自動的にテキスト化できるので膨大な量でも整理の手間が省け検索も容易です。ですが、OCR認識の精度がまだ100%ではない為、データと名刺を見比べながら修正が必要な場合も多々あり、その手間が面倒。

先日、文具の製造販売を行っている株式会社キングジムが、20~49歳の営業職の男性500名に「名刺の管理方法」に関する意識調査を実施したところ、こんな調査結果が出たそうです。

■調査期間:2010年10月10日~13日
■調査対象:20~49歳 男性 500名(営業職)
■調査方法:インターネット

72%が「名刺ファイル・名刺フォルダー」で管理、24%が「名刺箱」、合わせると96%の人がアナログ的な方法で管理していることになります。また、「理想的だと思う名刺の管理方法」は、47%が「名刺ファイル・名刺フォルダー」、42%が「名刺管理ソフト」と、名刺管理をデジタル化したいという要望があるようです。 どの名刺管理の方法がベストであるかは、いただいた名刺の数と、仕事内容、ビジネス環境によって違ってくると思います。名刺管理はあくまでもビジネスの効率を上げる為、いただいた名刺をどう「活用」して行くのかが重要ではないでしょうか?。

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